Depuis plusieurs années, la signature électronique est devenue un outil indispensable au quotidien des entreprises grâce à ses nombreux atouts.
Une étude réalisée par Ipsos, pour Yousign, leader européen et français de la signature électronique, dresse un état des lieux des usages et des perceptions qu’ont les professionnels de la signature électronique. Par ailleurs, dans un contexte d'accélération de la digitalisation des organisations, il a semblé utile d’évaluer comment elles pourraient envisager l'avenir : quels sont les domaines qui pourraient bénéficier le plus de l'expansion de l'utilisation de la signature électronique ? Quelles innovations et quel rôle pourrait jouer l'Intelligence Artificielle pour renforcer la sécurité de la signature électronique ?
Un environnement professionnel propice à l’adoption de la signature électronique
Dans un monde marqué par la révolution numérique, 7 professionnels sur 10 considèrent que leur entreprise est une entreprise digitalisée (dont 29% « très digitalisée), c’est-à-dire équipée d'outils permettant de numériser, digitaliser et automatiser certaines tâches et processus telle la gestion de la facturation, les bulletins de salaire et coffres-forts électroniques ou encore la signature électronique.
8 professionnels sur 10 (78%) déclarent par ailleurs avoir confiance en la signature électronique dont 87% auprès des personnes travaillant au sein des départements Finances/Juridique/RH/CEO et 86% auprès des cadres supérieurs.
La plupart des professionnels en France à savoir 75% utilisent déjà la signature électronique dans leur vie personnelle ou encore dans leur activité professionnelle, avec un pourcentage supérieur pour les cadres supérieurs (85%). Cette utilisation est beaucoup plus démocratisée dans le secteur privé (77% vs 70% dans le secteur public) et elle est particulièrement élevée dans les départements Finances/ juridique/ RH/ CEO à 84%.
Alors que la signature électronique existe depuis une quinzaine d’années, seul un professionnel sur 5 (22%) déclare l’utiliser depuis plus de 5 ans, la majeure partie déclarant l’utiliser depuis plus d’un an (31%) et moins de 3 ans (34%) indiquant ainsi une généralisation et une accélération au cours des toutes dernières années.
Néanmoins, il est important de noter que près d'un quart des professionnels en France, soit 22%, n'ont jamais utilisé la signature électronique, surtout les plus âgés 55-75 (29%). Ceci est hautement observable dans le secteur public (30%).
Des utilisations régulières et diversifiées
La moitié des professionnels Français déclarent utiliser la signature électronique tous les jours ou plusieurs fois par semaine, particulièrement les services liés à la finance, le juridique, les RH ou les directions générales (63%). Les répondants utilisent de manière plus remarquable la signature électronique pour des usages internes (75%) qu’externes (62%) que ce soit pour approuver des documents ou des processus (49%), valider des documents officiels (41%) ou faciliter la collaboration à distance (34%).
En ce qui concerne les usages externes (62%), la principale utilisation est pour finaliser des contrats avec des clients ou des fournisseurs et 40% s’en servent dans ce but. 1/3 (34%) l’utilisent en vue de soumettre des documents légaux et 30% pour fournir une preuve d’identité et d’identification lors de l’accès à des services en ligne.
Quelle utilisation de la signature électronique qualifiée ?
27% ont déjà utilisé la signature électronique qualifiée, une solution permettant une identification via vidéo certifiée et qui peut aussi être utilisée pour sécuriser des documents comportant un risque de responsabilités élevé.
Les utilisations sont assez techniques et spécifiques et sont principalement pour les documents relatifs à l’identification, la vérification de l’identité et la connaissance de la clientèle (47%), les actes authentiques notariés à distance (38%) ou les dossiers de modification d’entreprise et de cessation d’activité (34%).
Les avantages perçus sont multiples et la moitié des professionnels (48%) s’accordent sur le temps que cela leur fait gagner (plus d’un tiers l’évaluant entre 1 et 3 heures par semaine), beaucoup soulignant également (41%) la simplicité et la facilité d’utilisation de cet outil.
43% estiment ainsi que la signature électronique réduit (significativement ou modérément) leur niveau de stress lié à la charge administrative. Si l’on considère que de nombreux professionnels avouent que les tâches administratives classiques leur procurent un certain niveau de stress ou d’anxiété qu’il soit extrêmement élevé ou élevé (24%) ou simplement modéré (41%), ce gain en qualité de travail n’est pas à négliger.
Et demain ?
A court terme : d’après le sondage, 33% des professionnels affirment que leur entreprise a mis en place des outils digitaux, comme la signature électronique, par anticipation des JO. En outre, 29% des Franciliens qui n’utilisent pas encore la signature électronique dans leur vie professionnelle pensent que leur entreprise s'équipera d’une solution dédiée pour faciliter les processus en interne et externe pendant la période des JO, où bon nombre de Franciliens seront en télétravail.
A plus long terme: d’après 35% des professionnels Français, l’Intelligence Artificielle peut contribuer positivement à renforcer la sécurité de la signature électronique. Les perceptions sont néanmoins partagées puisque pour 27% d’entre eux l’impact sera négatif et pour 38% cet impact reste méconnu.
Pour autant, pour les répondants, les domaines susceptibles de bénéficier le plus de l’utilisation de la signature électronique en France sont :
- L’administration publique (58%)
- Le secteur bancaire et financier (54%)
- L’immobilier (38%)
- Mais aussi le domaine de la Santé sur les consentements électroniques, les dossiers médicaux, etc. (31%).
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